Nếu bạn là người làm BCTC thành thạo chắc hẳn bạn hiểu quy tắc rằng: hồ sơ gốc làm căn cứ hình thành chứng từ gốc, chứng từ gốc làm căn cứ lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ, sổ kế toán làm căn cứ lên bảng cân đối tài khoản (CĐPS), cân đối tài khoản và sổ cái làm căn cứ lên BCTC, BCTC + các tờ khai thuế + hồ sơ kế toán thuế làm căn cứ lập quyết toán thuế theo TNDN theo mẫu 03/TNDN có nghĩa là, bất cứ khoản mục, giá trị nào được ghi nhận trên báo cáo tài chính doanh nghiệp hoặc báo cáo quyết toán thuế TNDN đều phải được lý giải căn cứ từ sổ sách kế toán, truy ngược tới chứng từ, chứng từ gốc và cuối cùng là hồ sơ gốc.
Cho nên, sau khi nộp báo cáo quyết toán thuế TNDN, bạn cần biên tập lại chứng từ gốc (biên lại, hóa đơn) theo trình tự thời gian, ghim kẹp với chứng từ kế toán theo từng cặp / bộ chứng từ. Ví dụ: 1 hóa đơn bán hàng cần đi kèm phiếu xuất kho (ghi giá vốn) + biên bản giao hàng và hợp đồng bán (nếu có). Bạn cũng có thể biên tập riêng các file hợp đồng, đơn hàng, báo giá, phiếu giao hàng. Hoặc ví dụ như, 1 phiếu chi tiền điện văn phòng trị giá 5,5 triệu đồng cần được ghim kẹp với phiếu chi tiền điện đã được phê duyệt. Quy tắc là: chứng từ kế toán đặt trên, chứng từ gốc đặt dưới và ghim lại. Số chứng từ nên đánh số tăng dần theo trình tự, có thể phối hợp đánh số chứng từ với các ký tự nhận diện và tham chiếu số hóa đơn. Toàn bộ các bộ chứng từ đó được sắp xếp đúng theo trình tự ghi trên sổ nhật ký chung/hoặc sổ cái tài khoản. Khi đó, bạn có thể hình dung, trên bàn làm việc của bạn có 1 tập sổ kế toán nhật ký chung, 1 tập chứng từ kế toán gắn với chứng từ gốc thì cứ mỗi nghiệp vụ ghi trên sổ, tương ứng bạn sẽ có 1 chứng từ theo đúng trình tự đó. Dù có nhiều giao dịch kế toán, tài chính, thuế đến mấy trong 1 năm tài chính thì với cách biên tập – lưu trữ ngăn nắp như vậy sẽ giúp bạn luôn trong trạng thái kiểm soát được và tự tin với bộ số liệu và hồ sơ kế toán thuế của mình.

 

 

Nhưng nếu chỉ dừng lại ở bước 2 thì chưa đủ. Công việc kế toán thuế và kế toán TC trong DN đòi hỏi nhiều hơn thế. Sự đòi hỏi đó chính là khả năng chứng minh tính “hợp lý” và tính “có thực” của mỗi số liệu, chứng từ. Tác giả ví dụ thế này: chẳng hạn tháng 12 năm 2018, kế toán ghi nhận thưởng cho nhân viên A số tiền 20 triệu ngoài tiền lương anh ta đã lĩnh, vậy bạn cần phải trả lời cho bằng được rằng: căn cứ vào đâu mà tính thưởng như vậy? cách tính thể hiện trong hồ sơ nào? Có phù hợp với luật thuế TNDN hiện hành hay không? Có phù hợp với quy chế nội bộ của công ty hay không? Có hội đủ các điều kiện được thụ hưởng theo quy chế nội bộ công ty hay không? TÍnh thuế TNCN cho anh ấy thế nào? V.v..
Khi kế toán trả lời ngược được tất cả các câu hỏi truy vấn đó bằng cách chứng minh qua hồ sở chứng từ thì chính là đã hoàn thành “hồ sơ” kế toán thuế. Trở lại ví dụ đó, theo hướng dẫn cách xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hiện nay, khoản thưởng đó chỉ được tính là chi phí được trừ khi có đủ: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quy chế nội bộ (quy chế tài chính, quy chế lương, quy chế bán hàng…) có quy định các trường hợp chi trả thưởng và ghi rõ cách tính, điều kiện thụ hưởng và được phê duyệt bởi giám đốc / tổng giám đốc / hội đồng thành viên / hội đồng quản trị công ty. Sau đó, nếu mức chi trả đó (thực đã chi) đạt đến ngưỡng phải tính thuế TNCN thì tiến hành KTTTNCN của người thụ hưởng.
Qua phân tích trên, tác giả tổng hợp lại các nội dung / công việc liên quan tới hồ sơ kế toán thuế mà bất kỳ kế toán viên trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải kiện toàn hoàn thiện là:

​Hồ sơ nhân sự tiền lương: Hoàn thiện, biên tập toàn bộ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động khớp với danh sách nhân sự và bảng lương của từng tháng. Kèm theo có thể cần đến bảng chấm công, các giấy tờ như quyết định tuyển dụng, đơn xin nghỉ của nhân viên đã nghỉ. Đối với lao động thời vụ thì tối thiểu phải có CMND photocopy. Hãy đảm bảo là khi lĩnh lương và thu nhập, các nhân viên đều đã ký bảng lương hoặc phiếu lương.

Hồ sơ tài sản cố định, CCDC, CPTT: Mỗi tài sản cố định, CCDC, CPTT phát sinh trong năm tài chính, kế toán viên cần photo hóa đơn / hoặc lưu trữ 1 bộ hồ sơ hình thành của TSCĐ đó kèm theo Quyết định bàn giao đưa vào sử dụng, lập thẻ tài sản, bổ sung bảng tính và phân bổ khấu hao và đảm bảo là đăng ký Khấu hao TSCD theo TT 45/2013/TT-BTC . Mỗi tài sản cố định cần lưu trữ thành 1 bộ hồ sơ riêng, nên lưu trong 1 bì nilon riêng biệt rồi tất cả được sắp xếp lưu trữ trong 1 file bìa cứng. Nếu hoàn thành việc này, bạn sẽ hình dung: 1 số liệu tính khấu hao lấy căn cứ từ bảng khấu hao, bảng khấu hao lấy căn cứ từ sổ thẻ tài sản và quyết định đưa vào sử dụng, 1 quyết định đưa vào sử dụng và thẻ tài sản được căn cứ theo hồ sơ phát sinh tài sản. Tương tự như vậy, bạn làm ngược lại trong trường hợp thanh lý nhượng bán tài sản.

Các hồ sơ tài chính, thương mại: Đó là các quy chế như: quy chế bán hàng, có quy định các trường hợp chiết khấu thương mại, giảm giá, chiết khấu thanh toán, chính sách giảm giá… tiếp đó là các quy chế / quy định khác như: khoán định mức công tác phí, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, khoán văn phòng phẩm. Đối với trường hợp có phát sinh thuê tài sản thì cần biên tập lưu trữ hợp đồng thuê, nếu thuê trên 100tr/năm thì cần thêm hồ sơ khai thuế/nộp thuế/hoặc hóa đơn do người cho thuê cung cấp. Nếu có các giao dịch bù trừ công nợ, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại thì hãy biên tập lại các biên bản, văn bản, điều chính hóa đơn…

​Lưu ý quan trọng: kế toán viên cần kiểm tra số liệu khoản mục tiền tệ, vốn điều lệ đã góp, chưa góp, tiến độ góp vốn, hợp đồng vay, hợp đồng tín dụng, tính chênh lệch tỷ giá. Nếu có các phát sinh như: tặng quà nhân viên, tặng quà đối tác, trích trước quỹ lương, lập dự phòng thì cần có tờ trình của công đoàn, tờ trình kế toán, quyết định của giám đốc, danh sách thụ hưởng. Mỗi khoản mục đó cần phân biệt giữa chi phí và phúc lợi. Nếu là phúc lợi chỉ được tính vào chi phí được trừ tổng số không quá 1 tháng lương bình quân đã thực hiện trong năm.

 

 

Là 1 người làm kế toán thuế giỏi và có trách nhiệm, bạn không nên đợi tới khi có quyết định thanh tra thuế mới lục tục chuẩn bị hồ sơ và số liệu giải trình. Lời khuyên từ tác giả là bạn nên làm trước công việc này ngay sau khi nộp báo cáo quyết toán. Điều đó giúp bạn chủ động, giúp doanh nghiệp chủ động vì có thể một vài năm sau chính bạn cũng quên mất các giá trị do chính mình ghi nhận, bỏ sót các tình tiết bảo vệ số liệu hoặc giả là năm sau bạn không còn làm việc tại doanh nghiệp nữa thì người kế nhiệm bạn cũng có căn cứ mà thay bạn giải trình. Bằng kinh nghiệm của tác giả, khuyên bạn nên làm những việc sau:

Khi hoàn thành các công việc trên, bạn sẽ có được cảm giá hoàn toàn yên tâm với kết quả thực hiện và quyết toán thuế năm 2018. Tùy thuộc vào trình độ, kỹ năng và am hiểu pháp luật về thuế và kế toán của bạn mà kết quả quyết toán ấy đã thực sự tốt hay chưa, đã thực sự khai thác hết các chi phí được trừ mà pháp luật không cấm hay chưa…

Chúc các bạn thành công.