Trong quá trình làm việc kế toán khó tránh khỏi việc nhầm lẫn, sai sót trong khi thiết lập hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng . Vậy khi xảy ra sai sót trong hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây xin chia sẻ cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai như thế nào, các thủ tục để xử lý hoá đơn điện tử viết sai, làm gì khi mất hoá đơn điện tử.

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính

1. Xử lý hoá đơn điện tử viết sai khi chưa kê khai
Trường hợp hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng và chưa kê khai thuế:

Việc huỷ hoá đơn chỉ có thế thực hiện khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Việc huỷ hoá đơn có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận.
Hoá đơn đã hủy vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Người bán lập HĐĐT mới theo quy định gửi cho người mua, trên hoá đơn mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
2. Xử lý hoá đơn điện tử viết sai khi đã kê khai thuế
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng và đã kê khai thuế:

Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót.
Hoá đơn lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho HĐĐT số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Xử lý khi mất hoá đơn điện tử
Khi người bán hoặc người mua làm mất HĐĐT nếu các bên liên quan còn lưu trữ trong máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại .
Nếu người bán hoặc người mua làm mất HĐĐT và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.